5人の建設会社で共有ドライブを始める｜権限と退職時の引継ぎ

結論：個人のアカウントにファイルを置いたまま共有するのをやめ、会社が所有する置き場所へ移すことが最初の一歩です。 個人所有のまま共有しても、その人が辞めた日にファイルが取り出せなくなります。

先に想定する事故

小さな建設会社で実際に困るのは、次の3つです。

3つとも、始めるときの設定で防げます。後から直すほうが手間がかかります。

無料のドライブでフォルダを共有する運用は、始めるのは簡単ですが、そのファイルの持ち主は共有した個人のままです。会社の持ち物になっていません。

会社所有の置き場所（共有ドライブなどと呼ばれる仕組み）では、ファイルの持ち主が組織になります。担当者が抜けても、ファイルはその場に残ります。5人規模でも、この違いだけは最初に押さえます。

Google Workspaceでこの仕組みを使う場合の全体像は建設会社向けGoogle Workspaceで、他の保存先と比べる場合は建設会社向けクラウドストレージ比較で整理しています。

5人なら、これだけで足ります。

01_現場（進行中）
02_現場（完了）
03_見積・請求
04_会社（保険・車両・資格）

現場フォルダの中身の付け方は、写真と同じルールに揃えます。見積・請求を現場フォルダの中に入れないのは、協力会社へ現場フォルダを共有するときに金額が一緒に見えてしまうからです。金額は最初から別の場所に置きます。

細かく分けると運用できません。3つに絞ります。

管理を社長1人にしないのは、社長のアカウントが使えなくなったときに誰も設定を変えられなくなるためです。2人にします。

削除権限を社員に渡さないのは、誤削除が最も戻しにくい事故だからです。不要になったファイルは「02_現場（完了）」へ移す運用にすれば、削除しなくても片付きます。

共有を外す作業は忘れられます。完了報告と同じタイミングでやる、と決めておくと残りにくくなります。

人が抜けるときに、その日のうちにやることを決めておきます。

3を先にやると、2ができなくなります。順番が重要です。

まだ全員が管理者でも回りますが、削除権限だけは分けておきます。

役割3種類の運用に移る規模です。現場ごとに人が入れ替わるため、フォルダ単位の共有より、置き場所単位の権限で決めるほうが管理が減ります。

協力会社・応援が増え、閲覧権限の付け外しが日常作業になります。誰がいつ外すかを決めていないと、共有が残り続けます。

この5つが決まっていれば、あとは移すだけです。

必要な容量の出し方は現場写真が増えた会社の容量見積、フォルダの中身の付け方は塗装会社の写真フォルダ整理にまとめています。

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