協力会社に図面だけ共有する｜見積金額を見せない権限の決め方

結論：金額を見せない方法は権限設定ではなく、置き場所を最初から分けることです。 同じフォルダに図面と見積を置いたまま権限で隠す運用は、共有のたびに確認が必要になり、いつか漏れます。

選ぶ方式は3つ

協力会社へ図面を渡す方法は、大きく3つです。会社の状況で選びます。

3つ目は手軽ですが、版が増えると事故のもとになります。図面が改訂される工事では選びません。

権限を考える前に、置き場所をこう分けます。

現場フォルダ
  ├ 図面（協力会社に見せる）
  ├ 写真（社内のみ）
  └ 金額（社内のみ・別の場所でも可）

見積・請求は現場フォルダの外に出すのが最も安全です。同じ現場の情報がばらけて不便に思えますが、共有のたびに中身を確認する手間より軽く済みます。

会社としての置き場所の作り方は建設会社向けGoogle Workspace、保存先ごとの違いは建設会社向けクラウドストレージ比較で扱っています。

協力会社に渡す権限を決めるときの判断です。

図面そのものに編集権限を渡すと、元の図面が上書きされる可能性があります。書き込みが必要なら、渡す用と受け取る用を分けます。

サービスによって呼び方も既定値も違うため、次の4点は使う前に必ず自分の環境で確かめます。

2は見落とされやすい設定です。孫請けまで自動的に広がる状態になっていないか確認します。

設定した後、必ず次を行います。

「設定したから大丈夫」ではなく、外から見てどうなるかを1回だけ確認します。5分で終わり、これで大半の事故は防げます。

自社から共有する場面は少なく、受け取った図面の最新版管理が中心になります。渡す側になったときのために、金額は最初から別に置く習慣だけ付けます。

図面専用フォルダを現場ごとに作る方式が合います。相手が固定なら、共有先の登録も1回で済みます。

ファイル単位のリンク共有が増えます。この場合、「工事完了時に共有を外す」を完了報告の手順に組み込みます。担当者の記憶に任せると残ります。

3つ目が重要です。ダウンロードされた図面は取り戻せません。渡す前に、渡してよい図面かを判断します。

渡す図面そのものの版管理は小さな建設会社の図面共有で扱っています。

Google Workspaceの共有設定・権限管理を公式サイトで確認する公式サイトを見る

XServerドライブの共有機能・料金を確認する公式サイトを見る

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