塗装会社の見積から請求まで｜Excelの二重入力を減らす順番
結論：全部を一度に移そうとすると失敗します。見積・注文・請求のうち、同じ内容を2回打ち直している1か所だけを先に直します。 塗装会社では、見積の明細をそのまま請求へ写す作業が最も多い二重入力です。
まず二重入力を数える
改善する前に、今どこで打ち直しているかを書き出します。塗装会社でよくあるのは次です。
| 打ち直している場所 | 1件あたりの時間 | 月の件数 |
|---|---|---|
| 見積 → 注文書 | ||
| 見積 → 請求書 | ||
| 請求書 → 会計ソフト | ||
| 現場の実績 → 請求金額 | ||
| 入金 → 消し込み |
空欄を自分の会社の数字で埋めます。時間×件数が最も大きい行から手を付けます。 感覚で「会計ソフトを入れれば楽になる」と決めないための作業です。
直す順番
1. 見積の書き方を先に揃える
見積の明細がバラバラだと、どのソフトに移しても転記は減りません。塗装なら、次の粒度で統一します。
足場
高圧洗浄
下地補修
養生
外壁塗装（下塗り・中塗り・上塗り）
付帯塗装
諸経費現場ごとに項目名を変えないことが前提条件です。ここが揃っていないと、次の工程で自動化できません。
2. 見積から請求へ写す作業を止める
見積の明細をそのまま請求へ持っていける形にします。方法は3つあります。
- 見積書のファイルを複製して請求書にする（今すぐできる）
- 見積と請求が同じ画面でつながるソフトを使う
- 見積は今のまま、請求だけソフトへ移す
一番上は費用ゼロで今日からできます。ソフト検討の前に、まずこれで足りるかを確かめます。
3. 追加工事の扱いを決める
塗装では、着工後に付帯や補修が増えます。追加分を見積に書き足すか、別の見積を作るかを決めておかないと、請求時の打ち直しが起きやすくなります。別の見積として作り、請求時に合算するほうが履歴が残ります。
4. 会計ソフトへの受け渡しを最後にする
請求書の作り方が固まってから、会計側を考えます。順番を逆にすると、会計ソフトの都合に見積の書き方を合わせることになり、現場が使いにくくなります。
会計ソフト側の比較は建設業向けfreee vs マネーフォワードで扱っています。見積から請求までを施工管理側でまとめる場合は塗装業向け施工管理アプリ比較の候補が対象になります。
Excelのまま改善できること
ソフトを増やさずに減らせる作業もあります。
- 見積の雛形を1つに固定する（現場ごとに新規作成しない）
- 単価表を別シートにして、見積から参照する
- 現場名・施主名を1か所に入力して、他へ反映させる
- ファイル名に現場名と日付を入れて、探す時間を減らす
これで減らないものだけが、ソフトを検討する対象です。
移行するときの注意
- 過去の見積を全部移さない（進行中の現場だけで足りる）
- 移行中は、旧と新の両方で1か月だけ同じ現場を作って比べる
- 単価表を移す前に、古い単価が混ざっていないか確認する
- 消費税の扱いは、税理士に確認してから設定する
3つ目は見落とされます。古い単価のまま移すと、間違いが自動で複製されます。
人数別
1人
見積と請求を同じファイルから作るだけで、二重入力の大半が消えます。ソフトの検討はその後で構いません。
3〜5人
見積を作る人と請求を出す人が分かれます。項目名の統一が効きはじめる規模です。
10人
現場ごとに見積の担当が変わるため、雛形と単価表の管理者を決める必要があります。ここが決まっていないと、雛形が人数分に増えます。
確認するもの
- どこで何回打ち直しているかを数えたか
- 見積の項目名が統一されているか
- 追加工事を別見積にしているか
- 単価表が1か所にあるか
- 会計への受け渡しを最後に検討しているか
請求そのものの出し漏れは小さな工事会社の請求漏れ対策にまとめています。
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