小さな工事会社の請求漏れ対策｜完了報告と請求日をつなぐ
結論：請求漏れは金額の計算ミスではなく、「工事が終わったこと」が請求する人に伝わっていないことで起きます。 完了報告と請求を1つの表でつなぐと、ソフトを変えなくても大半は止まります。
起きている事故
小さな工事会社で実際に多いのは、次の形です。
| 漏れ方 | きっかけ |
|---|---|
| 完了しているのに請求していない | 完了の連絡が現場から来ていない |
| 追加工事だけ請求していない | 本体の請求で終わったつもりになった |
| 請求したが入金確認をしていない | 請求書を出した時点で完了扱い |
| 二重に請求した | 誰が出したか分からず、別の人がもう一度出した |
原因はどれも記録の受け渡しです。会計ソフトを入れても、完了の情報が入らなければ同じことが起きます。
最小の対策
紙でも表計算でも構いません。1つの表に次の6列だけ作ります。
現場名 | 完了日 | 完了報告者 | 請求予定日 | 請求日 | 入金日これだけで、次が一目で分かります。
- 完了日が入っていて請求予定日が空 → これから請求するもの
- 請求予定日を過ぎて請求日が空 → 請求漏れの候補
- 請求日が入って入金日が空 → 入金待ち
「請求漏れ」という状態を目で見える形にすることが目的です。
誰がいつ入れるか
続かない原因はほぼここです。次のように決めます。
| 列 | 入れる人 | いつ |
|---|---|---|
| 完了日・完了報告者 | 現場担当 | 完了したその日 |
| 請求予定日 | 事務または社長 | 完了日が入った日 |
| 請求日 | 請求を出した人 | 出したその日 |
| 入金日 | 通帳を見る人 | 月2回など決めた日 |
現場担当に請求のことまで書かせないのが要点です。現場は「終わった」だけ伝えれば済むようにします。
追加工事を落とさない
追加工事は、本体とは別の行にします。同じ行に書き足すと、本体の請求で完了扱いになります。
田中様邸 | 完了 | ...
田中様邸_追加01 | 完了 | ...追加の記録方法は、見積変更の承認と合わせて管理する必要があります。ここを口約束で進めると、金額そのものが確定しません。
月末にやること
月に1回、次の3つだけ見ます。所要10分程度です。
- 完了日が入っていて請求日が空の行
- 請求日から1か月以上経って入金日が空の行
- 先月の完了現場が、表に載っているか
3つ目が重要です。表に載っていない現場は、そもそも漏れとして検出できません。工事台帳や日報と突き合わせます。
ソフトに移す判断
表計算で回るうちは、無理に移す必要はありません。次のどれかに当てはまったら検討します。
- 現場数が増えて、月末の確認が10分で終わらなくなった
- 請求書の作成と、この表への転記が二重になっている
- 入金の消し込みに時間がかかっている
- 誰が最新版を持っているか分からなくなった
会計ソフト側で請求書発行と入金管理まで扱う場合の選び方は建設業向けfreee vs マネーフォワードで整理しています。完了報告そのものを施工管理アプリ側で受ける場合は塗装業向け施工管理アプリ比較が候補になります。
人数別
1人
自分で完了も請求もするため、表は3列（完了日・請求日・入金日）で足ります。それでも書き出さないと、繁忙期に飛びます。
3〜5人
現場担当と請求担当が分かれ始める規模です。完了の伝え方を決めることが対策の中心になります。
10人
現場ごとに担当が変わり、追加工事も増えます。この規模になると、表計算の同時編集で上書き事故が起きるため、共有できる形へ移す判断が要ります。
確認するもの
- 完了日を記録しているか
- 完了を誰が伝えるか決まっているか
- 追加工事が別行になっているか
- 月末に見る日が決まっているか
- 入金までを1つの表で追えているか
追加工事の承認記録は屋根・外装会社の追加工事、見積と請求の打ち直しは塗装会社の見積から請求までにまとめています。
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